Någon gång under arbetets gång kommer vi till punkten där det blivit för mycket, dags att delegera. För en del kan det vara svårt, för de flesta är det inte självklart hur det ska gå till. Nu ska vi titta på vilka uppgifter du kan delegera, vad i den arbetshög du sitter framför kan läggas på någon av dina medarbetare?
Allra först är det bra att skaffa sig en översikt över vad du egentligen gör, vilka olika uppgifter finns det att välja bland? Det kan tyckas vara enkelt att redovisa men är inte alltid det. Ett bra förslag är att, under några dagars tid, skriva upp det du gör på ett papper du som bär med dig eller i datorn. Det behöver inte vara överdrivet detaljerat men i en sammanfattande form.
Därefter är det dags att gå igenom alla uppgifter och markera vilka som ligger bra till för att kunna … delegeras.
Uppgifter som ofta återkommer.
När du under några dagar har skrivit upp dina sysslor så kommer du hitta det som återkommer ofta. Dessa saker som du gör på samma sätt och med jämna mellanrum kan vara lätt för någon annan att ta tag i.
Uppgifter som du har tröttnat på.
Nej, det handlar inte om att vara egoistisk och dumpa det tråkiga på medarbetarna, det du tycker är tråkigt tycker någon annan är roligt och det kan vara arbetsuppgifter som får någon annan att växa i sin yrkesroll.
Är det någonting någon annan kan göra bättre?
Självklart finns det sådana arbetsuppgifter. Det kanske till och med skulle vara en win-win, inte bara för dig och en medarbetare som får nya uppgifter, utan också för verksamheten?
Uppgifter som kan vara en utmaning för andra?
Vi är ju inte oumbärliga. Att delegera någonting som är en utmaning för en annan person kan vara en början till att att lära sig ditt jobb i en förlängning.
Var finns din viktigaste kompetens?
Gör du saker där din nyckelkompetens inte kommer till användning? Är det så att det finns uppgifter som egentligen kostar företaget orimligt mycket pengar när du arbetar med dem eftersom din kompetens behövs någon annanstans?
”Det är lika bra jag gör det själv”-uppgifter?
Det där som är lite knepigare, lite svårare. När man känner ett motstånd redan vid blotta tanken att sitta ner och förklara för någon annan när det går fortare att göra själv? Räkna med att dina medarbetare fattar snabbt. Precis som du.
Var tydlig i delegeringen och var tillgänglig för återkoppling enligt en rutin du och din/a medarbetare kommer överens om.
Kommer det att bli exakt så som du har tänkt dig? Kommer den du delegerar till att göra exakt som du har gjort?
Absolut inte. Men ledarskapsspecialisten Jim Schleckser talar om 70%-regeln. Han menar att om den person som du som chef delegerar uppgiften till kan utföra arbetet 70% så bra som du själv kan så är det en klar fördel och tidseffektivt för företaget. Den som får uppgiften växer förhoppningsvis med utmaningen och ligger snart på 100%. Ju mer du litar på dina anställda desto mer växer och utvecklas de. Med kompetenta och ansvarstagande anställda har du möjlighet att eliminera en ordentlig tidstjuv från din kalender och har plötsligt möjlighet att lägga fokus på arbete med högre prioritet.
Delegering = ökad produktion.
